Traspasos de NIF en la aplicación

Un traspaso de NIF pasa una empresa, con sus datos y su historial, de una cuenta de Factuarea a otra. Esta guía recorre la aplicación web pantalla a pantalla: cómo emite el traspaso la cuenta que cede la empresa, cómo lo acepta la otra parte y cuánto cuesta cada caso. Los mismos traspasos se pueden emitir y aceptar por la API, y Cuentas y NIF describe esas operaciones.

Emitir un traspaso

Solo el titular y los administradores de una cuenta pueden emitir traspasos. Abre Empresas, pulsa Traspasos y después Emitir un traspaso. Desde la ficha de una empresa, Traspasar a otra cuenta abre el mismo formulario con esa empresa ya elegida.

El formulario te pide la empresa, quién puede aceptarla y la caducidad. Junto a ellas enumera lo que pasa cuando la acepten: qué personas pierden el acceso, qué claves de API dejan de alcanzar la empresa y qué webhooks e integraciones se pausan. Si la empresa es el NIF principal de tu cuenta (el NIF titular en las guías de la API), la cuenta necesita otro NIF activo, que pasa a ser el principal cuando se acepta el traspaso.

La caducidad es de 24 horas, 3 días o 7 días. Cuanto antes caduque, menos tiempo tiene el enlace para llegar a quien no debe.

En Traspasar también a estas personas (opcional) puedes elegir a personas de tu equipo para que pasen, con la empresa, a la cuenta que la reciba. Lo cuenta Llevar a personas de tu equipo.

Pulsa Emitir traspaso y confirma con Sí, emitir traspaso. Mientras nadie lo acepte puedes retirarlo desde Traspasos con Revocar; puedes añadir un motivo, que queda en el rastro de auditoría de la cuenta.

El enlace y el código

Al emitir el traspaso, la aplicación muestra Traspaso emitido con el Enlace de aceptación (Copiar enlace) y el Código del traspaso (Copiar código). Cada uno sirve una sola vez y la pantalla los enseña solo en ese momento. Si los pierdes, revoca el traspaso y emite otro. Envíalos únicamente a quien tenga que recibir la empresa y cierra la ventana con Hecho, ya lo he copiado.

El enlace tiene la forma …/nif-transfers/accept#token=…. Los navegadores no envían a ningún servidor lo que va detrás de la #, y la aplicación lo quita de la barra de direcciones en cuanto lo lee. Los enlaces anteriores, que llevan ?token=, siguen funcionando hasta que caducan. El código es el mismo secreto sin la dirección, y quien lo reciba puede pegar cualquiera de los dos en Empresas › Aceptar un traspaso.

Un traspaso a una persona de tu equipo no tiene ninguno de los dos: la pantalla dice Hemos avisado a y el nombre de la persona.

Aceptar un traspaso

Abre el enlace, o entra en Empresas › Aceptar un traspaso y pega el enlace o solo el código. Lo que ves depende de si tienes sesión.

Sin sesión, la primera pantalla explica qué es un traspaso y ofrece Crear una cuenta nueva y Entrar con una cuenta que ya tengo. No enseña la empresa, que aparece solo después de entrar. Con cualquiera de las dos opciones se conserva el traspaso, así que no tienes que pegar el enlace otra vez, ni siquiera si confirmas el correo en otro dispositivo o vuelves de Google.

Con sesión, la página dice adónde llegaría la empresa (Llega a, con el nombre de tu cuenta activa, su número de NIF y su plan) y, en Qué cambia al aceptarlo, qué se mueve y quién lo verá. Desde ahí puedes:

• aceptarlo en esa cuenta, con Aceptar traspaso;
• elegir Usar otra cuenta, entre las que administras, y la aplicación cambia a ella y vuelve al traspaso;
• elegir Crear una cuenta nueva con tu usuario, que tiene su propia sección;
• Cerrar sesión, para registrarte con otro email.

Aceptar no se puede deshacer: la empresa sale de la cuenta que la cede y recuperarla exigiría otro traspaso en sentido contrario. Por eso la página pide que lo confirmes antes de mover nada: un diálogo vuelve a preguntar y lo confirmas con Aceptar traspaso, o con Sí, aceptar traspaso cuando la empresa va a ser el NIF principal de una cuenta nueva. Todavía no lo deja todo como estaba. Aceptar nunca cobra nada: el recibo de la página marca 0,00 € y dice qué empieza a cobrarse después y desde cuándo. Solo el titular y los administradores de una cuenta pueden aceptar traspasos en ella. Un miembro ve quién puede, y todavía puede usar otra cuenta o crear una nueva con su usuario.

Si el traspaso lo emitió la cuenta en la que estás, la página dice que la empresa ya está en esta cuenta y ofrece una cuenta nueva con tu usuario u otra cuenta. La API responde ese mismo caso con 422 nif_transfer_invalid y el subcódigo own_account.

Una cuenta nueva al registrarte

Si todavía no tienes cuenta, pulsa Crear una cuenta nueva y regístrate con tu email o con Google. Cuando confirmes el correo, en este dispositivo o en otro, la aplicación te devuelve al traspaso y te enseña que llega a tu cuenta nueva.

La empresa entra como NIF principal de esa cuenta, así que no ocupa ninguna plaza de NIF adicional, y sustituye a la empresa vacía que creó el registro. Después de aceptar eliges un plan. Si la empresa ya usaba Factuarea en la cuenta que la cede, con un plan de pago o en prueba, tu cuenta nueva no tiene prueba gratuita y pagas el plan al elegirlo. Si esa cuenta nunca tuvo plan, empiezas la prueba de 10 días como cualquier cuenta nueva. El recibo de aceptar te dice cuál de los dos casos es el tuyo. Si la empresa vacía ya tiene datos, el traspaso no puede sustituirla: la página lo dice y tus datos se quedan como estaban.

Una cuenta que ya existe

En una cuenta que ya tiene un NIF, la empresa entra como NIF adicional. Eso necesita el plan Profesional o uno superior. Aceptar no cobra nada:

• Con una plaza de NIF adicional libre, la empresa la ocupa.
• Sin plaza libre, la empresa entra igualmente. La cuenta que la cede ya pagó esa plaza hasta su renovación, así que el recibo marca 0,00 € y dice Cubierto hasta tu renovación del con la fecha. En esa renovación la plaza se suma a las que tienes contratadas y empieza a cobrarse cada mes, en una factura aparte de la de tu plan.
• Con los empleados que llegan con la empresa pasa lo mismo: los que no caben en tus plazas de empleado libres no se cobran hoy y se suman en la renovación de esas plazas. El recibo dice cuántos son y cuánto suman al mes.
• Si tu plan no incluye NIF adicionales, la página ofrece Mejorar a Profesional. Si la cuenta no tiene plan, ofrece Elegir plan. Guardamos el traspaso en tu cuenta mientras pagas y te devolvemos a él después.
• Si tu gestoría paga tu cuenta, tiene que aceptar el traspaso quien la paga.

Mientras dura la cobertura, Facturación lo cuenta en una frase bajo cada concepto: cuántos NIF y cuántos empleados llegaron por traspaso, hasta qué fecha no tienen coste y cuánto suman después.

Plazas de NIF adicional explica cómo funcionan las plazas contratadas, ocupadas y libres.

Una cuenta nueva para una persona de tu equipo

Esta opción da la empresa a alguien que ya tiene un usuario en tu cuenta, para que la empresa acabe en una cuenta propia, con el mismo email.

Si le ofreces varias empresas a la misma persona, solo la primera abre una cuenta. En su cuenta nueva recibe un aviso por cada una de las demás, que entran en esa cuenta como NIF adicional: al abrirlas no hay plan que elegir ni pago, la persona ve la pantalla de aceptar un traspaso y la plaza de cada empresa se suma en su siguiente renovación. Una persona tiene una sola cuenta, así que quien ya administra la suya no puede abrir otra con una oferta.

Cualquiera que abra un enlace con sesión iniciada puede hacer lo mismo con Crear una cuenta nueva con tu usuario. Es la forma de que una persona de la cuenta que cede se quede con la empresa sin registrarse otra vez con otro email.

Hasta que se confirma el pago, la empresa no se mueve. Si la persona no completa el pago, no se cobra nada y la oferta sigue vigente hasta que caduque, de modo que puede ir a Volver a la oferta y volver a intentarlo. Si la cuenta que cede revoca la oferta mientras la persona paga, o la empresa ya no puede moverse, le devolvemos el pago y cancelamos la suscripción, y la página dice Te hemos devuelto el pago. Si una devolución no se puede hacer de forma automática, la página dice Estamos revisando tu pago y le escribimos en un día laborable.

Después de Stripe, la página espera hasta un minuto la confirmación. Si no ha llegado, dice Tu pago se está confirmando y avisamos a la persona por correo y en la aplicación cuando se abra la cuenta.

Llevar a personas de tu equipo

Un traspaso mueve la empresa y, si quieres, a las personas que trabajan con ella. Una persona pertenece a una sola cuenta: las que elijas pasan a la cuenta que recibe la empresa y dejan de estar en la tuya.

• Tú eliges. En Traspasar también a estas personas (opcional) eliges a quién, entre los administradores, los miembros y el asesor externo de tu cuenta, hasta 20 personas. El titular no aparece porque no puede salir de la cuenta. En un traspaso a una persona de tu equipo, esa persona tampoco aparece: ya se va con la empresa. La confirmación y la fila del traspaso en Traspasos nombran a las personas elegidas.
• Quien recibe decide. Antes de aceptar ve el nombre, el email y el acceso de cada persona, y la casilla Añadirlas a mi cuenta, que viene marcada. Si la desmarca, el traspaso se acepta igual y las personas se quedan en tu cuenta.
• Cómo llegan. Al aceptarse el traspaso, cada persona entra en la cuenta que recibe la empresa como miembro con acceso solo a esa empresa, y sale de la tuya en ese mismo momento. Si en tu cuenta solo podía verla o no tenía acceso a ella, llega con acceso de solo lectura. El asesor externo llega como asesor externo y no ocupa un usuario del plan. Conservan su usuario y su email, y quien administra la cuenta nueva puede cambiarles el rol y el acceso en Equipo.
• Qué nota la persona. Su sesión en tu cuenta se cierra. Cuando vuelve a entrar, trabaja en la cuenta nueva, ya no ve tus empresas y tiene un aviso que le dice a qué cuenta ha pasado.
• Si alguien no cabe. El traspaso queda aceptado igualmente y la pantalla dice a quién no se ha podido añadir y por qué, por ejemplo porque el plan de esa cuenta no admite más personas. Esa persona se queda en tu cuenta.

Funciona igual cuando una persona de tu equipo abre una cuenta nueva: ve a las personas antes de pagar y pasan a su cuenta cuando ya está abierta.

Es una opción de la aplicación web: aceptar un traspaso por la API no mueve a nadie.

Lo que sigue pagando la cuenta que cede

Lo que paga una cuenta depende de las plazas que tiene contratadas. Una empresa que sale libera las plazas que ocupaba, pero esas plazas siguen contratadas y facturadas hasta que las reduces, así que la factura no baja sola. El formulario lo dice en Qué pasa con lo que pagas: para los NIF adicionales y para las plazas de empleado muestra cuántas están contratadas, ocupadas antes y después, y libres después, junto con lo que sigues pagando cada mes y la fecha de renovación.

Para reducirlas, marca la casilla que empieza por Cuando la acepten, programar la reducción para la renovación del y termina con la fecha de tu renovación. Cuando se acepta el traspaso, o cuando se abre la cuenta nueva de una persona de tu equipo, programamos la reducción de las plazas que libera el traspaso, y nunca las demás. Desde la renovación pagas el importe que enseña el formulario, y hasta entonces no cambia nada. No se abona nada por los días intermedios.

Si la reducción rompiera un paquete con mínimos, el formulario enumera lo que cambia y te pide confirmarlo con Entiendo que pierdo el precio pactado. Sin esa confirmación no se puede emitir el traspaso. Si la reducción no se puede programar cuando se acepta el traspaso, este queda aceptado y avisamos al titular de la cuenta que cede con un enlace a Facturación. Si no marcas la casilla, puedes reducir las plazas cuando quieras desde Facturación.

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